Privacy

Privacy Statement djoe
In dit document staat beschreven welke persoonsgegevens djoe op het inschrijfformulier van haar leden vraagt en vervolgens beheert en waarom deze gegevens noodzakelijk zijn.

NAW-gegevens (Roepnaam, Achternaam, Voorletters, Straatnaam, Huisnummer, Postcode, Woonplaats)
Deze gegevens worden gebruikt om de (jaarlijkse) contributiefactuur te verzenden.

Telefoongegevens (vast en mobiel)
Deze gegevens zijn nodig om in geval van een calamiteit de ouders te kunnen bereiken.

E-mailgegevens
E-mailadressen worden gebruikt voor het benaderen van ouders/lid in geval van aanmaning of het melden van een geplande activiteit (zomerkamp, excursie enz.). Als het lid ouder is dan 16 jaar dan worden de gegevens van de ouders vervangen door die van het lid.

Geboortedatum en geslacht
Het vastleggen van de geboortedatum is nodig vanwege de controle op de leeftijdsondergrens bij djoe (10 jaar), het bepalen van de 16-jarige leeftijd (zie eerder); de geslachtsaanduiding wordt gebruikt bij correspondentie.

Medische bijzonderheden
Deze gegevens kunnen door de begeleiding gebruikt worden als er met een lid bij djoe iets aan de hand is waarbij adequaat ingrijpen noodzakelijk is. Opgave is niet verplicht.

Pasfoto
De leden krijgen een ledenpas uitgereikt, waarop naast de naam en lidnummer ook een foto van het lid afgebeeld is.

Bewaartermijn
Bewaartermijn: na beëindiging van het lidmaatschap worden alle gegevens uit de database gewist. Indien bij inschrijving toestemming is gegeven, dan worden lidnummer, naam en e-mailadres in een oud-ledenlijst opgenomen, om deze oud-leden over activiteiten bij djoe te kunnen informeren.

Geheimhouding en toegang tot de ledengegevens
djoe zal zonder toestemming van de ouders/lid geen gegevens buiten djoe verspreiden, dit geldt ook voor eventueel gemaakte foto’s waarop leden herkenbaar zijn afgebeeld. Verder worden de actuele ledengegevens opgeslagen in een database op een PC, waarop alleen begeleiders met wachtwoord kunnen inloggen; de back-up van de database wordt alleen op deze PC opgeslagen en niet op het djoe netwerk. De papieren inschrijfformulieren worden in een afgesloten kast bewaard.


contact: privacy@djoe.nl